Formation réussir une réunion

Les réunions en personne constituent la façon la plus usuelle pour des groupes de prendre des décisions, de régler des problèmes, d’informer les gens et de planifier des programmes et des projets. Les réunions peuvent être productives et atteindre les objectifs efficacement. Toutefois, une réunion infructueuse peut engendrer des frustrations et miner l’enthousiasme et l’attitude du groupe. Elle peut aussi affecter l’image de l’organisme dans la collectivité et nuire à ses efforts de recrutement de bénévoles, de partenaires et de commanditaires.

Avant la réunion

• Préparer la réunion
  • Les 5 questions essentielles à se poser avant de démarrer une réunion :
  • Préciser l’objectif de la réunion.
  • Préparer l’ordre du jour
  • Transmettre l’ordre du jour et l’information connexe avant la réunion.
  • S’assurer que les rapports et renseignements sont disponibles.
  • Inviter toute personne qui doit être informée de la tenue de la réunion.
  • Définir les objectifs et les résultats attendus
  • Anticiper les rôles des participants et s’assurer de l’adhésion de tous à l’objectif
• Environnement physique
• Grandeur de la pièce
• Autres considérations : Comment se rendre à la salle? Qui a la clé ? Où se situe la pièce dans l’immeuble? Ne jamais oublier l’acoustique, la température, la ventilation, le matériel audio-visuel

Mener la réunion

• Établir les règles
  • Tous les participants ont les mêmes droits et peuvent participer.
  • La majorité l’emporte.
  • La minorité doit être entendue.
  • On ne discute que d’un sujet à la fois.
  • Les décisions se prennent d’une manière équitable et impartiale.
  • Respecter l’heure prévue pour le début et la fin de la réunion.
  • Faire un « réchauffement » pour briser la glace et stimuler l’esprit d’équipe.
• Faire les présentations. 
• Résumer l’objectif de la réunion et le temps alloué à chaque point
  • Encourager la participation de tous.
  • Garder les échanges centrés sur le sujet.
  • « Questions en suspens »
  • Expliquer les acronymes de manière à éviter que les échanges ne deviennent hermétiques.
  • Prêter attention au langage non verbal.
  • Évaluer si l’on a fait le tour de la question.
  • Établir un tableau des mesures à prendre pour assurer le suivi des engagements
  • Cadrer la réunion dès le départ
  • Organiser la réunion en fonction des objectifs
  • Faire jouer la dynamique du groupe jusqu’à l’atteinte des objectifs
• Conclure efficacement
• Animer en situation délicate
  • Maîtriser les perturbateurs et s’adapter aux différents profils de participants
  • Réussir l’animation d’une réunion de créativité (brainstorming)
  • Réussir l’animation d’une réunion de motivation
  • Réussir l’animation d’une réunion pour mettre en oeuvre un changement au sein de votre équipe

Envisager la prise de décision

• La procédure parlementaire
• Le consensus.
• Procédés favorisant la prise de décision : Étude de cas :
• Remue-méninges. Ce procédé génère rapidement une foule d’idées spontanées et variées. L’animateur énonce clairement le problème et les règles à respecter. Les idées sont exprimées sans faire l’objet de jugement de valeur, de critique ou de discussion. Elles sont consignées jusqu’à ce qu’elles soient épuisées. Le nombre compte. Plus il y a d’idées, plus il y a de chances de tomber sur une idée brillante. Chacun se laisse inspirer par les idées des autres et fait appel à sa créativité. Tous participent.
• L’analyse FFPM
• L’analyse FDPRA
• L’analyse TOPS 
• Technique de classement par priorité : Étude de cas : 
• Technique de classement par priorité. Chaque participant étudie les idées ou solutions inscrites au tableau. À partir de ces idées, le groupe élabore diverses possibilités ou solutions. Les techniques suivantes peuvent être utilisées pour faire ressortir le choix retenu par la majorité :
  • Donner à chaque personne cinq points autocollants afin qu’elle les place en regard des choix qu’elle préfère. Elle peut choisir cinq possibilités différentes ou placer plusieurs points sur le choix qu’elle privilégie. Le choix recueillant le plus de points déterminera le plan d’action.
  • On demande aux participants de classer les choix en utilisant une échelle de 1 à 5, le chiffre 5 représentant leur premier choix, 4 leur deuxième choix et ainsi de suite. Le choix retenu est celui qui cumule le plus de points.

Levée de la réunion

• Revoir le tableau des mesures
• Confirmer la date, l’heure et le lieu de la prochaine réunion.

Évaluation de la réunion

• Avant de lever la séance
• Demander à quelqu’un de suivre les progrès du groupe
• Demander aux participants de répondre de façon anonyme à un sondage.